Avalike suhete osakonna ülevaade 2023. aastast
Möödunud aastal töötas Viimsi vallavalitsuse avalike suhete osakonnas kolm inimest – lisaks osakonna juhatajale kommuniaktsiooni peaspetsialist Linda Saarmets ja Viimsi Teataja toimetaja Jane Saks.
Avalike suhete osakonna peamine roll on hoida inimeste informeeritust Viimsis toimuva osas. Viimsilaste kogukond on kommunikatsiooni osas tähelepanelik ja nõudlik. Viimasel kahel aastal oleme pannud oluliselt rõhku avatusele ja kiirusele. Ikka selleks, et kohalik kogukond saaks oma kohalikult omavalitsuselt võimalikult kiiresti õige ja talle vajaliku info. Meil on hea meel näha, et nii meie sotsiaalmeedia kontode jälgijaskond kui ka oluliste artiklite lugemiste arv kodulehel on tõusutrendis. Ka Viimsi Teataja lugejate seas läbi viidud küsitlus näitab, et viimsilastele meeldib nende leht ja see on oodatud infoallikas.
2023. aasta üks olulisemaid märksõnu oli kriisikommunikatsioon. Sellel aastal toimus üleriigiline suurõppus CREVEX 2023, mille tegevuspaigaks oli valitud Muuga sadam. Viimsi vallavalitsusel oli õppusel peamiselt elanikkonna teavituse ja riiklike ametkondade abistamise funktsioon. CREVEXi suurõppusele (28. ja 29. septembril) eelnesid lauaõppus kevadel ja evakuatsiooniõppus septembri alguses.
Valla kriisivalmiduse kontekstis ei ole vähem oluline välja tuua seda, et oleme loonud avalike suhete osakonna kõrvale ka kriisikommunikatsioonireservi. Hetkel kuuluvad selle üksuse ridadesse vallavalitsuse töötajad, kellel kriisirolle ei ole ja kes on huvitatud kriisi korral kommunikatsioonitöö tegemisest. Kevadel 2023 korraldasime valla ja partnerasutuste kriiside lahendamisega seotud ametnikele kriisikommunikatsioonikoolituse sisekaitseakadeemias. Viimsi kogukonnale tegime kriisiteemadel elanikkonnakaitse eri lehe, mis ilmus oktoobris 2023. Sarnaseid lehti plaanime ka 2024. aastal.
Reaalse kriisikommunikatsiooni vaates oli kõige keerulisem olukord suve hakul, kui AS Viimsi Vesi andis teada, et veevarud on tänu põuale ja tuntavalt suurenenud veetarbimisele jõudnud kriitilise piirini. Suur ja oluline saavutus on see, et kogukonna kaasamine vee kokkuhoidmisesse õnnestus ja erinevalt mõnest teisest kohalikust omavalitsusest jäid viimsilaste WCd toimima ja joogivesi alles. Kahjuks on kliimasoojenemine ja Viimsi valla elanikkonna suurenemine jätkuvalt need riskid, millega tuleb arvestada ka edaspidi. Puhta vee nappuse probleem ei ole vaid Viimsi või Eesti küsimus, see on probleem paljudes teisteski Euroopa riikides ja maailmas tervikuna.
2023. aasta olulisemad märksõnad
Teemasid, millesse aasta jooksul on panustatud, on kahtlemata palju, sest Viimsi vallas toimub palju ja kogukonnal on ka selge ootus, et infovahetus oleks kiire ning sisuline. Proovin siiski markeerida mõned suuremad ja olulisemad teemad:
Valla uue kodulehe loomine – 2023. aastal alustasime koostöös disainiagentuuriga Velvet valla uue kodulehe loomisega. Aasta lõpuks valmis uue kodulehe kasutajauuring, mis peaks andma vastuse küsimusele, kuidas elanike ja külastajate vajadustest paremini lähtuvalt infot uuel lehel kuvada. Töö käigus on tehtud intervjuusid erinevate sihtrühmade esindajatega ja alanud aastal asume juba Eesti linnade ja valdade liidu poolt kohalike omavalitsuste tarbeks arendatud lehele Viimsi kodulehte ümber kolima. Uus koduleht peaks olema kättesaadav 2025. aastal.
Viimsi Teataja kojukande teenuse pakkuja vahetus – aasta alguses selgus, et seni Viimsi Teatajat siinsete inimeste kodudesse kandnud Express Post lõpetab töö. Uue teenusepakkuja leidmiseks viisime läbi riigihanke, mille võitis Eesti Post. Teenuse üleminek ei olnud kõikjal ladus, sest Omival oli probleeme tööjõuga, ja vahendasime juunis-juulis väga palju tähelepanekuid elanikelt, kes lehte ei saanud. Aitäh, et sellest e-posti aadressil jane.saks@viimsivv.ee teavitasite – ootame neid teavitusi ka edaspidi.
Vallavalitsuse visuaalse identiteedi uuendus – ilmselt on tähelepanelikumad juba silmanud valla 1990ndatest pea muutumatuna püsinud visuaalses identiteedis. Selleks, et valla sümboolika kasutamine oleks võimalikult lihtne ja arusaadav, on kõik vajalikud materjalid leitavad valla kodulehelt: viimsivald.ee/cvi.
Elanike kaasamine – möödunud aastal aitasime korraldada mitmeid kaasamisüritusi ja aitasime olulistel teemadel koguda kogukonnalt tagasisidet. Olulisemad neist olid aasta esimeses pooles toimunud visioonipäev, kogukondlikud arutelud külades, avalikud väljapanekud, Viimsi Teataja lugejate küsitlus, kaasav eelarve jne.
Mis saab edasi?
2024. aastaks oleme võtnud endale mitu suuremat eesmärki. Neist peamine on sisupoole ettevalmistamine uue kodulehe lansseerimiseks, mis peaks toimuma 2024. aastal. See tähendab kasutajale päris keerulise infoarhitektuuri ümbertegemist ja süstematiseerimist moel, mis lähtuks ennekõike selle lehe külastajate vajadustest. Tõsine ja suur töö, aga tänu 2023. aasta kasutajaanalüüsile on see ilmselt märksa lihtsam ja, mis kõige olulisem – andmepõhisem!
Teise olulise teemana hoiame jätkuvalt fookuses kriisikommunikatsiooni ja kommunikatsioonivõimekust laiemalt. Juba aasta alguses viib päästeamet läbi kriisikommunikatsioonikoolituse, plaanime elanikkonnale veel kriisiteemalisi erilehti ja jätkame tööd kriisikommunikatsioonireserviga. Plaanis on seda laiendada ja kohaliku tasandi kommunikatsioonivõrgustiku koostööd tihendama hakata.
Muidugi saab meie töölaud olema täidetud tohutu hulga uudistekstide ja üritustega, mis kõik vajavad kommunikeerimist. Proovime seda teha parimal võimalikul moel ja oleme kindlasti avatud mõtetele ja tagasisidele, mida saab meile saata e-posti aadressil aso@viimsivv.ee.
Aitäh taaskord kõigile viimsilastele usalduse eest ja lubame ka edaspidi anda endast parima, et elanikel oleks värske ning oluline info alati kättesaadav.
Heiko Leesment
avalike suhete osakonna juhataja
Foto: Jane Saks